אני קוראת לא מעט על ניהול זמן, כמו חמש העצות האלה לניהול רשימת המטלות (To-do list, או כמו שקראנו לזה בגרין מאונטן, Doo-doo List), ומביאה מדי פעם המלצות שאני מלקטת מהרשת (כמו בפוסט הגברים עושים קאמבק).
Oh, dear! I'm sooooo late!
גם בגלל זה, וגם מסיבות אחרות (בעיקר של תפוקה), יצרתי סביבי איזה מיתוס שאני מאוד מסודרת, ממוקדת ותכליתית, אבל זו רק אשליה. אני אולי מהירה ועושה מיליון דברים במקביל, אבל כמו שיודעים רבים מחבריי, אני הארנב הלבן של אליס – תמיד מאחרת ותמיד לחוצה.
וכאן אתם נכנסים לתמונה… כי במקום להשיא עצות ולהיות הסנדלרית שהולכת תמיד יחפה, חשבתי שהפעם נביא את זה בהפוכה: אני רוצה לשמוע מכם מה ההמלצות שלכם לניהול נכון של זמן – אם זו תוכנה, אם זה גיליון אקסל ואם זה טיפ שקיבלתם ולא הבנתם איך הצלחתם לחיות בלעדיו.
אז קדימה, הפשילו שרוולים ועזרו לארנב לבן במצוקה.
בּלוֹגלוֹבּלי 
אין לי עצות. אני פה סתם כדי לדבר :]
בעצם, "העצה" היחידה שאני יכול לתת כי אני מיישם אותה על עצמי, היא לא לנסות לנהל כל טיפת זמן. זה פשוט לא עובד ככה אצל רובנו. אי אפשר שלכל שניה ושניה תהיי משמעות. אז אצלי ניהול הזמן הוא בפרצים: יש ימים בהם כל דקה ודקה מאורגנת – ואז אני הולך לישון עם תוכנית רשומה על פתק על שולחן העבודה למחר.
ויש ימים בהם אני מרשה לעצמי לא להיות מאורגן. לתת לראש לזרום קצת ולראות מה קורה משם. זה גם מביא לתוצאות מעניינות, וגם מאפשר את יצירת האנרגיות לימים היותר יעילים.
וכמובן: המנעו מפייסבוק :p
פורסם ע"י ניימן | 2 במאי 2011, 23:48טוב לראות אותך שוב, ניימן! איך בברלין?
זה נכון, גם לי יש ימים מאוד מתוכננים ואחרים שבהם אני יותר משוחררת, אי-אפשר להיות מתוכננים כל הזמן.
ולגבי פייסבוק, הרבה אומרים לי את זה… אני לא חושבת שהפייס גוזל ממני כ"כ הרבה זמן, אבל קשה להתנתק.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 3 במאי 2011, 0:00לא הלכתי, אני כל הזמן פה. פשוט לא תמיד מגיב :]
בברלין מצוין. פה לומדים שצריך לתכנן זמן, כי אחרת תגלה שהיום שלך מתבזבז עם 4 שעות נסיעה ממקום למקום, ועוד שעתיים של התאוששות מכל הנסיעות והכנות אליהן.
הבעיה שלי עם הפייסבוק, אימייל ודומיהם זה שאולי אלו הפסקות קצרות (=מעט זמן), אבל הן באות לעיתים תכופות וקוטעות לי את חוט המחשבה. אם כי, כמו שאמרת, קשה להתנתק..
פורסם ע"י ניימן | 3 במאי 2011, 13:39שמחה לשמוע.
בעבודה מהבית לפחות לא מתבזבז לי זמן על נסיעות (וגם לא על לבוש ואיפור :-))… אבל השאלה אם זה טוב או רע עדיין לא הוכרעה.
ואני חושבת שלאט לאט אאמץ את הגישה שלך (ושל עוד כמה מחבריי) בנוגע לפייסבוק. ייקח לי קצת זמן, אבל אני נגמלת.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 3 במאי 2011, 14:56אני חושב שצריך לקבוע גבולות הגיוניים.
חוק התפוקה השולית הפוחתת, אומר שמשלב מסוים ככל שמוסיפים משאב כלשהו (מספר צמחים ליחידת שטח, מספר עובדים לפרויקט, מספר שעות עבודה ביום או מה שלא יהיה), תוספת התפוקה קטנה יותר מעלות תוספת המשאב ובסופו של דבר מגיעים לתפוקה שולית שלילית- ככל שמוסיפים עובדים התפוקה הכללית יורדת.
או במילים של בני אדם, אפשר לתרגם 4500 מילים ביום. אי אפשר לתרגם 4500 מילים כל יום במשך שבועיים. לכן חשוב לקבוע זמנים לארוחות ולשינה.
דבר נוסף, אני מתעורר באופן טבעי בשעה 9 בבוקר, ולכן אני קם בשעה רבע לשש כדי להספיק כמה שיותר עבודה לפני שאני מתעורר.
כשאני סוף סוף מתעורר, כבר הספקתי לתרגם 5-6 עמודים. העיקר להיות קשוב לשעון הביולוגי ולעבוד בשעות שבהן ההספק גבוה ביותר.
וחוצמזה, לדעתי כל העניין של ניהול רשימות זו שטות מוחלטת. כל דקה שלוקח כדי להכין To Do List היא זמן מבוזבז.
בני אדם שוכחים דברים חשובים משתי סיבות בלבד:
א: יש להם קונפליקט פנימי כלשהו ובתת מודע הם מעדיפים לשכוח מאשר להתמודד.
ב: יש להם יותר מדי דברים על הראש.
בסופו של דבר הכל בראש. כולנו תחרותיים מטבענו, ולמרות שאנחנו יודעים שאנחנו מעמיסים על עצמנו קצת יותר מדי, תמיד קיים החשש שאם קצת נרפה מהקצב יבוא מישהו יותר צעיר ורעב שיעשה את אותה העבודה רק קצת יותר בזול, (ויהיה מוכן לעבוד 25 שעות ביממה כולל סופ"ש). לפחות זה מה שאמריקה התאגידית מנסה לומר לנו (אם לא תאכל הכל יבוא שוטר, ואם לא תעבוד 16 שעות ביום יהיה מישהו אחר שיעשה את העבודה).
אז זהו שלא.
זה אולי טוב לפועלי ייצור (ולכן כולם בסין), אבל לא למקצועות החופשיים.
ולכן, אם אוכלים במועדים קבועים, וישנים לפחות 7 וחצי שעות בלילה (מה שבני 20+ לא עושים בדרך כלל), אפשר להגיע בחמש וחצי שעות עבודה ביום לאותו הספק כמותי (ןבאיכות טובה יותר), של מי שעובד 10 שעות ביום.
אביי געזונט
פורסם ע"י אייל | 3 במאי 2011, 8:03תודה, אייל.
עניין התפוקה היומית משתנה מאוד מאדם לאדם, אבל כנראה שלאורך זמן זה באמת בלתי אפשרי…
רשימת המטלות דווקא עוזרת לי, אחרת לא הייתי זוכרת כלום.
השאיפה שלי היא להגיע למצב שבו אני עובדת 6 שעות מרוכזות (נטו עבודה, בלי פייסבוק), ושאר הזמן שלי. הלוואי.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 3 במאי 2011, 10:55אינגה, יש תוכנה שחוסמת גישה לאינטרנט לזמן קצוב.ראי סעיף 3 בקישור להלן: http://freelanceswitch.com/productivity/10-ways-to-eliminate-distractions/.
פורסם ע"י כרמית | 3 במאי 2011, 16:59כן, אני יודעת, אפילו המלצתי על אחת כזאת באחד הפוסטים שלי,
אבל כמו שאמרו לי כמה אנשים, זה מנתק לגמרי, בלי יכולת לחפש תשובות לשאלות וכן הלאה.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 3 במאי 2011, 17:49העצה שלי היא לא לשאול אותי בענייני ניהול זמן: תשאלי את הדוקטור ותשמעי איך אי אפשר לסמוך עליי בענייני זמנים. משום סוג.
איכשהו, כמו באי הזה, לזמן תכונות אלסטיות כשהוא בסביבה שלי, ולא משנה כמה זמן מראש אני מתכוונת לצאת מהבית, תמיד יצוץ משהו שאמור לקחת ממש מעט זמן, ואז הוא באמת לוקח ממש מעט זמן ואני מתעודדת ודוחפת עוד משהו קצרצר לפני שאני יוצאת לדרך ו… מאחרת בשעה. לא יודעת. כאילו החצי שעה שלפני שיוצאים מהבית היא החצי שעה הכי קצרה בעולם, בעוד שזו שלפניה ארוכה משעתיים. וזה רק בנושא עמידה בלוח זמנים שנקבע לי מראש.
כשמדובר בזמנים שאני קובעת לעצמי, נניח, עבודה, אני עובדת בפולסים, ימים של שומדבר וימים של עבודה מרוכזת, בלי לאכול ובלי לישון. לא בריא בכלל. לרוב, אני מתחילה פולס כזה יום עד שלושה ימים *אחרי* הזמן שהקציתי להתחיל את הפרויקט, כך שגם כשאני כבר כן מתכננת משהו, ואשכרה עושה רשימות של מה לעשות מתי ואיך לארגן את לוחות הזמנים עם 'שפיל' לטעויות ומה לא, אני ממש לא מצליחה להביא את עצמי לעשות אותו כמו שתכננתי. התוצאה: הארנב הלבן בשיא הדרו, ואחר כך התנשפויות או קריסה טוטאלית של כמה ימים להתאוששות. כאמור: לא מומלץ.
ועכשיו תסלחי לי, בעוד תשעה ימים יש לי פה חתונה (סליחה, 'זוגיות אזרחית'; אסור להגיד 'חתונה', הם אמרו), והבית נראה כמו אזור אסון, והאורחים מגיעים בעוד שבוע, ויש לי עוד מיליון דברים להספיק עד אז… (שלא לדבר על לרדת כמה קילו כדי שהשמלה מלפני עשר שנים תיסגר כמו שצריך):-P
I'mmmmm laaaattee
פורסם ע"י ההיא מהאי | 3 במאי 2011, 14:35אז גם את ארנב לבן… נראה לי שיש עוד הרבה כמונו 🙂
ואמנם בירכתי אתכן כבר בפרטי אבל שוב מזל טוב, תיהנו מהיום הגדול ותשלחי תמונות.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 3 במאי 2011, 14:58והנה תגובה שקיבלתי באתר של פרוז. המגיבה, סוזן, נתנה לי טיפ יפה. כבר הורדתי את האפליקציה (חינם!) והיא נראית מבטיחה ביותר.
הנה תגובתה של סוזן:
As for time management, because I can't write in Hebrew, all I can say is I use Paymo (http://www.paymo.biz/). I know you probably mean you want tips on HOW people manage their time. Well, this helps me. I use it to keep track of the time I spend on various projects, on bookkeeping and administration, on corresponding with clients, marketing, etc.
I can also make notes about projects (who assigned them, when they are due, special instructions from the client, etc.)
I find that once I turn the timer on, I tend to focus better on the job at hand. I guess psychologically it's like I'm turning myself "on" to work.
Also I can see that I've spent, say, 30-45 minutes working, so then I tell myself I MUST get up and move and breathe (i.e., do
housework) for 5 or 10 minutes…
Shalom, shalom,
Suzan
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 3 במאי 2011, 15:00לכל מי שמתעניין, ה-Paymo שסוזן המליצה עליו זה דבר גדול. תוכלו למדוד בקלות כמה זמן עבדתם על כל פרויקט, להוסיף הערות, לבנות יומן מקוון ועוד.
תודה סוזן!
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 4 במאי 2011, 12:16אז ככה. אני פעם שאלתי חברה שכבר עשרות שנים עובדת מהבית אם יש לה עצות בשבילי בעניין ניהול זמן, והיא בתגובה שלחה לי ספר במתנה – ספר שהיא אומרת שעזר לה מאד. הספר נקרא Do It Tomorrow מאת Mark Forster (לא יודעת אם הוא תורגם לעברית, אבל מן הסתם את יודעת אנגלית…) ומהקצת שקראתי נראה לי שיש לו כמה דברים שימושיים לומר (אם כי מצאתי שם גם דברים שלא הסכמתי אתם). כמובן שבהיותי דחיינית, מעולם לא הגעתי למצב של סיום קריאת הספר על ניהול זמן 🙂
טיפ אחד שהוא נתן ואני משתמשת בו הוא שאם יש משהו שאת אמורה לעשות ולא בא לך, ויש סיכוי רב שתדחי אותו ותדחי אותו לטובת דברים אחרים, אז הוא ממליץ לארגן את הדברים כך שכשאת חוזרת למשרד (או במקרה שלי, לשולחן שלי בפינת הסלון) הדבר ההכי קל יהיה לעשות את המטלה הזאת. כלומר למשל אם יש חומר מודפס שאני אמורה להגיה אני אסגור את מיכסה הלפטופ ואניח את החומר הזה על גביו, כך שכשאחזור לשולחן זו תהיה ברירת המחדל שלי – לעשות את ההגהה.
אבל באופן יומיומי שוטף העקרון שאני עובדת עליו – שאולי נשמע מאד פשוט אבל בגיל 49 אני עדיין מנסה ללמוד ליישם אותו ועדיין נאבקת עם זה – הוא להחליט החלטות כל הזמן, לא להיסחף. כלומר, לעצור כל פעם ולחשוב: מה אני עושה עכשיו? להחליט שאני עושה הפסקת אוכל/הפסקת פייסבוק/הפסקת סודוקו או מה שלא יהיה, אבל להחליט החלטה ברורה ולהחליט כמה זמן זה יהיה. לקחת אחריות על מה שאני עושה עם הזמן שלי, ולא סתם להתברבר ואחר כך לתהות לאן נעלם לי חצי יום – כי כשזה קורה אני בועטת בעצמי חזק וזה לא נעים… וזה גם אחד הטיפים שהוא נותן בספר ההוא: לשאול את עצמך, אם אעשה כך-וכך איך ארגיש אחר כך? לפעמים זה עוזר.
עוד דבר שלמדתי בדרך הקשה זו חשיבות הפנאי – אם אנחנו לא נותנים לעצמנו זמן לעשות דברים כיפיים מפעם לפעם, זמן למנוחה/התרעננות, זמן לשחק קצת – אז התפוקה שלנו יורדת. אחת הסכנות כשעובדים מהבית היא שאנחנו לא מציבים לעצמנו גבולות בריאים ולא מגדירים זמן לדברים שאינם עבודה – ואז התת-מודע שלנו מתמרד ואנחנו מוצאים את עצמנו מבזבזים זמן על שטויות בזמן שאנחנו רואים אותו כזמן עבודה. בקיצור: צריך להגדיר גם זמן עבודה וגם שעות פנאי – וזה קשה כשאין לך בוס שיושב לך על הראש ואומר לך מתי לעבוד. אני חושבת שיש תהליך שלוקח זמן, להכיר את עצמנו וללמוד איזו מתכונת תעבוד בשבילנו, באיזה שעות יום אנחנו מתפקדים הכי טוב, כמה הפסקות נחוצות לנו, איזה סוג של הפסקות נחוצות לנו, וכו'. כי הדברים האלה משתנים מאדם לאדם, והדרך היחידה ללמוד את זה היא על ידי ניסוי וטעייה. כך שחשוב גם לא להרביץ לעצמנו יותר מדי חזק בשלבי הלימוד.
פורסם ע"י דּוֹדָשְלָהּ | 4 במאי 2011, 3:00אופס. שכחתי להסביר מה מסתתר מאחורי שם הספר שהזכרתי. Do it tomorrow בהקשר שהוא משתמש בו זו לא הזמנה לדחיינות אלא עקרון שהוא מציע לאנשים עם רשימת מטלות: להכין רשימה של מה את מתכוונת לעשות מחר, וכשמחר מגיע, בשום פנים ואופן לא להוסיף כלום לרשימה הזאת – הרשימה של היום סגורה, ואם נוחתות עלייך מטלות חדשות, הן הולכות לרשימה של מחר. וזה אחד הקטעים שקראתי וחשבתי שזה אמנם נשמע טוב אבל זה לא יעבוד בכל מצב – תלוי מה סוג העבודה שאת עושה. יש תפקידים שבהם באופן יומיומי המצב הוא שאין ברירה אלא לעזוב הכל ולטפל במשהו דחוף. אבל אם אפשר ליישם את זה, אני חושבת שזה עקרון טוב, כי זה מקטין את התחושה שאנחנו כמו איזה ג'רביל, רצים רצים כל היום ולא מתקדמים. יש תסכול עצום כשהרשימה לא מתקצרת. לכן הוא ממליץ לסגור את הרשימה להיום ולא להוסיף לה כלום – כדי שנוכל לחוות את התחושה הנפלאה כשאנחנו רואים את הרשימה הולכת ומתקצרת.
פורסם ע"י דּוֹדָשְלָהּ | 4 במאי 2011, 3:08טיפים מצוינים, תודה, דודשלה.
אהבתי את הרעיון הראשון שלך, להיפטר מהמטלה שהכי פחות רוצים. אני צריכה באמת ללמוד להציב לעצמי גבולות ברורים, וגם נושא רשימת המטלות זו עצה טובה מאוד – אני נוטה לרשום הכול על דף ארוך אחד, ואז אני מתעצבנת כשאני מסיימת משהו (או אפילו כמה דברים) ורשימת המטלות לא קטנה (כי תמיד נוספים דברים חדשים :-)). ה-Paymo שסוזן הזכירה טוב מאוד למטרה הזו.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 4 במאי 2011, 12:21לי תמיד עוזר לעשות רשימות שנראות בערך ככה:
7:00-7:30 – קימה והתארגנות
7:30-8:00 – הגעה לעבודה
8:00-8:30 – התארגנות בעבודה ושהות לחבר'ה להגיע
8:30 – 10:00 – עבודה
10:00-10:30 – הפסקת אוכל
10:30-13:30 – עבודה
13:30-14:15 – ארוחת צהריים ונספחים
14:15-14:40 – תורנויות של החבר'ה
14:40-15:00 – חבר'ה הולכים הביתה
15:00-15:30 – מטלות כלליות
15:30 – גלי; הולכת הביתה
בד"כ אני משתדלת להקציב לכל פריט ב"תכנון יומי" הזה (עאלק) יותר זמן מכפי שהוא באמת לוקח. וכך, אם (לדוגמה) מתחילים לעבוד בפועל לפני שמונה וחצי או הולכים הביתה לפני שלוש וחצי, אני אני מרגישה ש"הרווחתי זמן".
ואינני מתביישת, גם, להציץ ברשימה הזו ובשעון ולשאול: מה השעה? האם אני עושה עכשיו את מה שתכננתי לעשות? למה לא?
לא שאני דוגמה לאדם מסודר או אחד שיודע לארגן את הזמן שלו כרצונו (זה בטח ישתפר כשאהיה גדולה :)). אבל זו הדרך שלי.
פורסם ע"י גלי; | 5 במאי 2011, 6:52תודה, גלי… זה שונה כ"כ כשעובדים מהבית.
פורסם ע"י אינגה מיכאלי | 5 במאי 2011, 9:32